Accord de traitement des données

Le présent accord de traitement des données (« ATD ») est conclu entre Helvint Sàrl, société à responsabilité limitée inscrite au Registre du commerce du canton de Genève, Suisse (le « Sous-traitant »), et le gestionnaire immobilier souscrivant à la plateforme Helvint (le « Responsable du traitement »).

En créant un compte Helvint et en traitant des données personnelles de tiers (locataires, prestataires) via la plateforme, le Responsable du traitement accepte le présent ATD. Il fait partie intégrante des Conditions Générales d'Utilisation de Helvint.

Le Sous-traitant traite les données personnelles des locataires et prestataires pour le compte du Responsable du traitement, uniquement aux fins de fournir la plateforme Helvint et ses fonctionnalités décrites dans les Conditions.

Le traitement est effectué pour l'administration immobilière et locative : gestion des biens et lots, rédaction et renouvellement de baux, suivi des demandes de maintenance, comptabilité des loyers et des charges, états des lieux, et traitement et rapprochement des paiements.

Le Sous-traitant peut traiter, pour le compte du Responsable du traitement, les catégories de données suivantes :

• Noms et coordonnées des locataires (e-mail, téléphone, adresse)
• Noms, coordonnées et qualifications des prestataires
• Informations de paiement (IBAN, références de transactions, journal des loyers)
• Termes des baux (loyer, charges, indexation, durée, garantie)
• Photos et descriptions de maintenance soumises par les locataires
• États des lieux, relevés de compteurs et inventaires de clés

Les personnes concernées par le traitement sont : les locataires des biens gérés par le Responsable du traitement, et les prestataires engagés pour des travaux ou de la maintenance.

Le présent ATD demeure en vigueur pendant toute la durée de l'abonnement Helvint du Responsable du traitement. À la résiliation, les données personnelles sont conservées 30 jours supplémentaires afin de permettre l'export des données, puis supprimées ou anonymisées, sous réserve des obligations légales de conservation prévues par le droit suisse (notamment art. 962 et 127 CO).

Helvint s'engage à :

• Traiter les données personnelles uniquement sur instructions documentées du Responsable du traitement, y compris celles données via l'interface de la plateforme
• Garantir que les personnes autorisées à traiter les données sont soumises à une obligation de confidentialité
• Mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles de sécurité appropriées (voir Section 10)
• Recourir à des sous-traitants ultérieurs uniquement dans les conditions de la Section 8
• Aider le Responsable du traitement à répondre aux demandes des personnes concernées exerçant leurs droits au titre de la nLPD
• Aider le Responsable du traitement à assurer le respect des obligations de sécurité, de notification de violation et d'analyse d'impact
• Au choix du Responsable du traitement, supprimer ou restituer toutes les données personnelles à la fin de la prestation, et supprimer les copies existantes sauf obligation légale de conservation
• Mettre à disposition toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent ATD

Le Responsable du traitement autorise le Sous-traitant à recourir aux sous-traitants ultérieurs suivants, tous liés par des accords écrits imposant des obligations de protection des données équivalentes au présent ATD :

• Infomaniak Network SA (Genève, Suisse) — hébergement VPS, stockage objet, e-mail transactionnel
• Supabase — base de données et authentification, auto-hébergée sur l'infrastructure Infomaniak en Suisse
• SIX bLink (SIX Group AG, Suisse) — accès en lecture seule aux informations bancaires pour le rapprochement des paiements
• Wallee AG (Suisse) — traitement des paiements (TWINT, cartes, PostFinance)
• Proton AG (Suisse) — messagerie professionnelle pour les communications internes Helvint

Tous les sous-traitants sont situés en Suisse et traitent les données exclusivement dans la juridiction suisse. Le Sous-traitant informera le Responsable du traitement de tout changement prévu concernant l'ajout ou le remplacement de sous-traitants ultérieurs, lui donnant la possibilité d'objecter.

Helvint assiste le Responsable du traitement, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, pour répondre aux demandes des personnes concernées exerçant leurs droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité au titre de la nLPD. Helvint répond aux demandes d'assistance dans un délai de 30 jours.

Helvint met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées incluant :

• Chiffrement des données personnelles au repos (AES-256) et en transit (TLS 1.3)
• Contrôles d'accès basés sur les rôles et principe du moindre privilège
• Journaux d'audit des actions administratives et des accès aux données
• Sauvegardes régulières stockées en Suisse avec procédures de restauration testées
• Surveillance des vulnérabilités et application rapide des correctifs de sécurité
• Procédures de détection et de notification des violations de données

Le présent ATD est régi par le droit suisse, en particulier la Loi fédérale sur la protection des données (nLPD) du 25 septembre 2020 et son ordonnance d'application. Les tribunaux de Genève, Suisse, sont seuls compétents pour tout litige découlant du présent ATD, sous réserve des dispositions impératives de protection des consommateurs.

Pour toute question relative au présent ATD, y compris les demandes d'exercice des droits des personnes concernées, contactez :

Helvint Sàrl — Genève, Suisse — dpa@helvint.ch